Hoy en día, casi todas las empresas con independencia de su tamaño o actividad, trabajan con una gran cantidad de documentación (contratos, documentos administrativos, facturas de proveedores, órdenes de compra – pedidos, albaranes, expedientes, etc.).

 

Conscientes de ello, desde Grupo Exceltia, ponemos a su disposición Exceltia Document Management, nuestra división especializada en outsourcing documental y servicios BPO (Business Process Outsourcing), que tiene como objetivo proporcionar a empresas, instituciones y Administraciones Públicas un modelo que, sustentado en la Gestión Electrónica de Documentos, proporcione soluciones reales en el archivo, custodia, tratamiento y gestión de la documentación.

 

 

BPO de Procesos de Gestión Documental

 

 

Digitalización masiva

 

 

Servicios post-proceso

 

 

Captura de Documentos

 

 

Plataforma

 

Nuestro actual porfolio de servicios y soluciones de gestión documental, se tangibiliza a través de nuestra plataforma propia, un potente sistema de gestión documental totalmente personalizable, intuitivo, ágil e integrado que permite gestionar todo el ciclo de vida documental. Nuestra plataforma es totalmente escalabre y modular, que permite adaptarse y dar cobertura a las necesidades reales de cualquier organización, garantizando en todo momento la Confidencialidad y la Integridad de la documentación.

 

Permite clasificar documentos en papel o formato electrónico, capturar toda clase de tipologías documentales, recuperar documentos de forma agil y rápida a través de búsquedas inteligentes, versionar documentos para su clasificación y posterior localización, gestionar permisos de acceso y modificación de los documentos. Así mismo, nuestra plataforma permite definir flujos de trabajo personalizados así como realizar integraciones sencillas con plataformas y herramientas de gestión de procesos de negocio (ERP, CRM, etc.)

 

Optar por nuestra solución como plataforma de Gestión Documental deriva en beneficios directos y tangibles para su organización tales como un aumento de la productividad, una reducción de sus costes operativos así como una optimización de los procesos de negocio, etc.

 

Módulos de la plataforma:

 

• Sistema Inteligente de Captura: o Permite gestionar de documentos en papel y electrónicos estructurados y semiestructurados. Así mismo, permite la indexación de documentos de forma automática y precisa. Este módulo cuenta con una tecnología avanzada de auto-aprendizaje, que aumenta la capacidad de reconocimiento. Se trata de una solución potente y tremendamente sencilla de poner en marcha con un bajo mantenimiento. Su capacidad de integración con otras plataformas le permitirán obtener un importante ahorro y un rápido retorno de la inversión.

 

• Soluciones para gestión de facturas:Solución homologada para la digitalización certificada, captura automática de facturas y repositorio web de consulta, siendo posible de esta forma suprimir la copia en papel de facturas recibidas de proveedores. Permite corregir, validar y aprobar desde cualquier ubicación y dispositivo con acceso seguro desde internet así como y integrarse de forma ágil y sencilla con su sistema ERP. Como Plataforma de emisión de facturas es una plataforma centralizada integrada con su ERP corporativo (por ejemplo, SAP) permitiendo entre otras funciones, generar todas sus facturas en formato electrónico (EDIFACT INVOIC D93A y Factura-E versión 3.2), automatizar todos los procesos de envío de sus facturas así como garantizar la emisión y entrega y la trazabilidad de las mismas. Así mismo, se encuentra integrada con la solución de EDICOM para poder enganchar facturas con clientes que poseen plataformas EDI (Gran distribución, sanidad, logística, etc. Alcance internacional.). Este módulo EDI consta de un interface común, basado en XML que recoge los datos de factura de los principales concentradores EDI. (El Corte Inglés, Alcampo, Carrefour, Mercadona, DIA, Fnac, Media Markt, etc.).

 

• Firma electrónica de documentos: plataforma completa y modular de firma electrónica de documentos mediante certificados digitales y sistemas biométricos. Esta solución admite la firma de documentos a través de múltiples dispositivos (Smartphones y Tablets) así como múltiples tipos de documentos tales como PDF, XML, binarios, Office y la generación de formatos avanzados de firma CAdES, XAdES, PAdES. Nuestra tecnología hace posible una sencilla integración mediante servicios web con las aplicaciones de negocio.